Специалист, на плечи которого ложится ответственность за ведение документации и другие, не менее важные, организационные процессы называется делопроизводителем. В этой статье мы рассмотрим, какие обязанности выполняет делопроизводитель, требования к соискателям на эту должность, плюсы и минусы профессии, а также пути ее получения.
Кто такой делопроизводитель
Делопроизводитель – это человек, который в широком смысле поддерживает порядок в делах компании или учреждения. Для достижения этой цели он аккумулирует, оформляет и хранит всю документацию, принимает и отправляет корреспонденцию, взаимодействует с другими сотрудниками или партнерами.
Поскольку это специалисты довольно широкого профиля, они могут также претендовать на должности секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителя, кадровиков.
Обязанности делопроизводителя
Довольно сложно точно очертить круг обязанностей делопроизводителя, поскольку все зависит от размера организации, а следовательно, ее кадрового состава, сферы деятельности и должностных особенностей. Где-то формируют целые отделы, например, канцелярию, архив или секретариат, а где-то придется брать на себя часть функций смежных профессий – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера, hr-специалиста. Эта особенность часто отражается даже в названии вакансий – секретарь-делопроизводитель, бухгалтер-делопроизводитель и т.д.
Давайте обозначим, чем занимается делопроизводитель чаще всего:
-
оформление и учет внутренних локальных актов;
-
работа с корреспонденцией;
-
работа с архивом;
-
хранение и защита персональных данных и конфиденциальной информации;
-
электронный документооборот;
-
подготовка справок и выписок;
-
выполнение других поручений руководителя.
В компаниях, ведущих дела с зарубежными партнерами, может понадобиться осуществлять перевод корреспонденции на русский, английский или язык контрагента. В таком случае требования к владению иностранными языками оговариваются заранее в вакансии.
Качества и навыки делопроизводителя
Основные знания и навыки, необходимые для этой работы, можно получить в ходе профессионального или дополнительного профессионального образования. Однако, как и в любой профессии, более высоких результатов можно добиться, обладая определенной личностной предрасположенностью. Профессия делопроизводитель подойдет людям:
-
аккуратным и ответственным;
-
внимательным к деталям;
-
с аналитическим складом ума;
-
способным держать в голове большой объем информации;
-
вежливым и спокойным.
Помимо личных особенностей, понадобятся дополнительные навыки:
-
ведения деловой переписки;
-
пользования компьютером, особенно программами для работы с большими объемами данных;
-
общения с людьми;
-
письменного перевода (если такие функции предусмотрены).
Карьерная траектория
У профессионалов в делопроизводстве есть три основных пути трудоустройства: коммерция, бюджетная сфера и госслужба. Из этого списка понятно, что такой сотрудник нужен практически в любой организации, ведь порядок в документах обязателен везде и всегда.
В частных компаниях и на предприятиях карьерный рост может быть горизонтальным, то есть с повышением дохода за счет расширения круга обязанностей, или вертикальным – через повышение в должности, например, до старшего специалиста, менеджера или помощника руководителя.
В учреждениях с бюджетным финансированием – больницах и поликлиниках, вузах, справочных службах и архивах и др. – карьерные возможности обычно скромнее, но и там профессионализм и целеустремленность могут привести к должности заместителя руководителя по хозяйственной части.
В статусе госслужащего можно работать в секретариатах, отделах кадров, архивах органов власти. В этом случае можно расти в чине или в должности, в обоих случаях – с увеличением дохода.
Функции делопроизводителя находятся на стыке нескольких других должностей, на которые,соответственно,также можно претендовать, обладая такой квалификацией. В первую очередь стоит обратить внимание на вакансии специалиста по документообороту, офис-менеджера, помощника руководителя, ассистента офиса, секретаря.
Оплата труда
На старте своей карьеры профессионал в сфере делопроизводства может рассчитывать на 40-70 тысяч рублей в Москве и 20-40 тысяч рублей в других городах. Приобретая опыт и совершенствуя навыки, можно рассчитывать на 60-80 тысяч рублей в столице и 30-50 тысяч рублей в регионах.
Плюсы и минусы профессии
Профессия делопроизводитель подходит людям с определенным складом характера, поэтому среди ее достоинств и недостатков есть немало субъективных. Делая выбор в пользу этого рода деятельности, стоит оценить как внешние факторы, например, ситуацию на рынке труда, так и свою предрасположенность к такой работе. Начнем с плюсов профессии:
-
Востребована на рынке труда, причем как в бюджетном, так и в коммерческом секторе;
-
Обычно носит довольно спокойный и размеренный характер;
-
Можно освоить на курсах профессиональной переподготовки за пару месяцев;
-
Из-за множества административных функций дает возможность дорасти до руководящей позиции.
Но есть и минусы:
-
Довольно рутинная и кропотливая работа;
-
Обязанности делопроизводителя в организации зависят от потребностей руководства и не всегда четко определены;
-
Сидячий образ жизни может вредить опорно-двигательному аппарату и зрению.
Где учиться на делопроизводителя
Отучиться на делопроизводителя можно в высшем или среднем учебном заведении. Данное направление подготовки обычно называется «Документоведение и архивоведение».
Но есть и более простой способ. Если у вас уже есть непрофильное образование, то лучше окончить курсы профессиональной переподготовки – это сильно сэкономит деньги и время.
Академия непрерывного образования предлагает программу «Документационное обеспечение деятельности организации», выпускникам которой присваивается квалификация «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»:https://academedu.ru/professionalnaya-perepodgotovka/deloproizvodstvo/dokumentaczionnoe-obespechenie...
